Daily Stand op afstand. Hoe doe je dat?

Tijdens onze trainingen of de begeleiding van een team, kreeg ik de vraag al eerder: “Leuk zo’n Daily Stand, maar hoe doe je die als niet iedereen op dezelfde plek kan zijn?” Dat is op dit moment actueler dan ooit. De tijd waarin we ons bevinden, dwingt ons dagelijkse processen anders te doen. Het simpele antwoord was altijd dat er digitale oplossingen voor zijn. Is het ook zo simpel? Nu we noodgedwongen zo veel mogelijk vanuit thuis werken, ervaar ik zelf hoe het is om iedere dag op afstand met collega’s samen te werken. Ik ben niet de handigste met online tools, dus dit voelde best onwennig voor mij. Ik moet toegeven dat het prima online kan, mits je wel aan een aantal randvoorwaarden voldoet.

Randvoorwaarde nummer één is dat alle collega’s over de tools en mogelijkheden beschikken om vanaf hun locatie contact te kunnen maken. Of dat nu een ander kantoor, de bouwplaats of thuis is. Denk aan een laptop met internetverbinding en camera en software voor video conferencing. Gelukkig kan bij ons iedereen ‘remote’ werken. Dus hadden we ook degene die daar normaal geen gebruik van maken, snel ‘up and running’.

Een Daily Stand doe je altijd op basis van een script. En wat blijkt: dat is nog belangrijker als je op afstand contact hebt. Ook al kun je elkaar makkelijk online ‘ontmoeten’, er zit toch letterlijk een afstand tussen. Daarom is het juist goed om te starten met een ‘check-in’. Is iedereen er en heeft iedereen zijn aandacht erbij?

Pas het script indien nodig aan op de actuele situatie. Wat bespreek je wel en wat niet? Aan een tafel kan een gesprek al snel een kakafonie worden; online is het dan nog lastiger te volgen. In een situatie waarin onduidelijkheid en onzekerheid een rol spelen, zoals nu met Corona, kan het goed zijn om een iets uitgebreidere ‘check-in’ te doen. Hebben mensen zorgen of vragen? Lopen ze ergens tegen aan?

Zorg ook voor één gespreksleider die het gesprek centraal kan houden en het proces bewaakt. Doordat niet iedereen fysiek centraal is, dwalen mensen makkelijker af. Ook kan de techniek het soms af laten weten waardoor iemand slecht te verstaan kan zijn.

Op afstand is het lastiger om afspraken of ‘kaizens’ centraal vast te leggen. Je staat tenslotte niet samen rondom een bord. Juist daarom is het extra belangrijk om afspraken goed vast te leggen. Wijs iemand aan die ze opschrijft en zorg je ze met de hele groep deelt. Dat kan bijvoorbeeld in een WhatsApp-groep.

Bij LearningWaves houden we normaal altijd om 12.45 uur een Daily Stand. Vlak voor de lunch checken we even in met alle aanwezigen en kijken we welke zaken er lopen en opgepakt kunnen worden. Nu ongeveer 80% van ons thuiswerkt en we elkaar dus niet zomaar even kunnen aanspreken, blijkt het beter om meteen ’s ochtends de dag te starten. Dus houden we onze Daily stand nu om 09.00 uur.

Dat een Daily Stand op afstand dus echt prima mogelijk is, kan ik nu uit eigen ervaring bevestigen. Sterker nog, het kan juist een goede manier zijn om álle collega’s betrokken te houden. Niet alleen in extreme tijden zoals nu, maar ook wanneer je in de dagelijkse praktijk te maken hebt met collega’s die op afstand werken of er niet fysiek bij kunnen zijn. Ik heb ondertussen zelfs nog meer mogelijkheden ontdekt om online samen te werken. Mooi dat deze vreemde tijden, zo ook zorgen voor nieuwe positieve ervaringen.

Willen jullie ook een effectieve Daily Stand opzetten? Al dan niet met de mogelijkheid om op afstand deel te nemen? Of houden jullie al een Daily Stand, maar heb je het gevoel dat die nog niet helemaal loopt zoals je zou willen? Ik begeleid jullie er graag bij. Neem gerust contact met me op om jullie situatie te bespreken!