coOperating System: een format voor effectief samenwerken

In veel organisaties hebben mensen moeite om alle eisen en ontwikkelingen bij te houden. Vertrouwde pijlers onder traditionele bedrijfsvoering zijn er niet meer of staan te wankelen. Een traditionele, hiërarchische en functionele organisatie-inrichting belemmert snel en flexibel acteren. Bovendien accepteren (nieuwe) professionals deze starre structuur niet meer. Zij verwachten continue ontwikkeling en willen een baan die bij hun leven past. Ook klanten zijn steeds veeleisender. Zowel medewerkers als klanten worden daarom meer en meer betrokken in de processen, waardoor de scheiding tussen ‘binnen’ en ‘buiten’ de organisatie steeds verder vervaagt. Organisaties die nog denken dat hun bestaansrecht alleen ‘for profit’ is en ‘people’ en ‘planet’ geen prominente plek geven, verliezen in een rap tempo draagvlak.

Kortom: je hebt als organisatie te dealen met steeds hogere eisen en steeds minder zekerheden. Hoe doe je dat? Hoe blijf je succesvol? En hoe kun je meebewegen met deze ‘shifts’? Inmiddels weten we wel wat in ieder geval niet de oplossing is; terug in de tijd is geen optie. Het is niet op te lossen met ‘quick fixes’, oude structuren of nog harder werken. Maar wat dan wel?

De afgelopen 27 jaar hebben we bij duizenden organisaties ervaring opgedaan op het gebied van ‘anders organiseren’. We zijn ooit begonnen vanuit het automatiseren van de gehele bedrijfsvoering. In de loop van de tijd zijn daar steeds meer aspecten aan toegevoegd die geleid hebben tot de Lean & Learn filosofie. Daarmee helpen we organisaties om de stap te maken naar een organisatie waarin iedereen betrokken is, onderlinge samenwerking centraal staat en continu innoveren en leren van alledag is. Terwijl LearningWaves geëvolueerd is, hebben we ook ontdekt dat de verschillende ingrediënten (Lean, Scrum, NLP, oplossingsgericht werken, automatisering, inrichten van escalatiemodellen enzovoort) allemaal zeer waardevol zijn en afzonderlijk al hele mooie resultaten geven. Maar nog meer zijn we er inmiddels van overtuigd dat een organisatie pas maximaal effect ervaart, als al deze ingrediënten integraal met elkaar verbonden zijn.

De oplossing om veel van de huidige problemen in organisaties het hoofd te bieden, zit op het niveau van integraal organiseren. Het is tijd om de basisprincipes en de verbanden tussen de vele aspecten van het organiseren van een werkomgeving, te heroverwegen. Je wil dat alle (op het eerste gezicht) losse elementen van bedrijfsvoering met elkaar verbonden zijn en volgens een gemeenschappelijke format met elkaar samenwerken. Het is tijd voor een nieuw ‘operating system’.

Misschien is de term operating system nieuw in de context van een organisatie. Toch wordt deze steeds vaker gebruikt. Aaron Dignan geeft in zijn boek ‘Brave New Work’ een mooie beschrijving van het begrip. Hij gebruikt hiervoor de metafoor van verkeer dat bij elkaar komt op een kruispunt van wegen. Je kunt dit op meerdere manieren oplossen en hij beschrijft het verschil in ‘operating system’ tussen een stoplicht en een rotonde. De term operating system komt uit de ict-wereld. Het operating system van je computer, zoals Windows, iOS of Android is allesbepalend voor de prestaties en de gebruikservaring. Hiermee functioneren alle afzonderlijke applicaties binnen hetzelfde systeem, ook al zijn ze door andere ontwikkelaars gebouwd. Het maakt onderlinge communicatie tussen applicaties mogelijk én zorgt voor eenduidigheid voor de gebruiker. Dat is precies wat je wilt in je organisatie. Iedere persoon en elk team heeft andere competenties en kan zelfstandig opereren en innoveren, terwijl de onderlinge samenwerking prettig en soepel verloopt binnen één operating system.

Een operating system voor de organisatie is veelomvattend en voor de meesten een nieuwe manier van kijken. Daarom is het belangrijk om eerst een aantal basisvragen te beantwoorden. Wat is het doel? Welke aannames liggen eraan ten grondslag? Uit welke elementen bestaat het en hoe zijn die onderling verbonden om zo een nieuwe manier van samenwerken te faciliteren?

Het belangrijkste doel van het operating system is, op een duurzame manier succesvol samenwerken mogelijk maken. Het zorgt dat de onderlinge samenwerking tussen mensen van binnen en buiten je organisatie soepel, prettig en doeltreffend kan verlopen. Via het operating system zijn alle deelnemers in staat eventuele barrières die goede samenwerking in de weg staan op te lossen. Wij spreken daarom liever van een coOperating System (cOS) omdat in essentie soepel en prettig met elkaar samenwerken centraal staat. Daarbij gaat het cOS uit van een aantal basisaannames:

• De mens centraal: een organisatie is er voor mensen.
• Samenwerking maakt sterker: alleen ga je sneller en samen kom je verder
• Een positief mensbeeld: iedereen in de organisatie wil zijn steentje bijdragen en er een succes van maken.
• Duurzaamheid: een organisatie is ‘bedoeld om lang mee te gaan’; lange termijn is de basis voor alle beslissingen.

Daarnaast is een operating system continu in ontwikkeling. Vergelijk je een besturingssysteem van tien jaar geleden met de nieuwste versie, dan sta je versteld van de ontwikkelingen die er geweest zijn naar aanleiding van de nieuwe gebruikerswensen, eisen en technische mogelijkheden. Dit geldt ook voor een operating system voor een organisatie: het is flexibel, dient mensen op hun niveau te ondersteunen en evolueert mee met de wensen, eisen en mogelijkheden in de tijd.

Een organisatie waarin mensen duurzaam succesvol samenwerken, kent dus een aantal belangrijke randvoorwaarden en het cOS heeft daarin een belangrijke rol. Het moet inhoud, proces én relatie ondersteunen. Ieder doel, ieder product, ieder proces, iedere opdrachtgever en iedere persoon is anders en wil onafhankelijk van het cOS tot zijn recht kunnen komen. Het cOS mag nooit in de weg staan van wat de gebruiker wil bereiken. Het zorgt voor een basis en laat de invulling over aan de gebruikers. Daarom wil je een cOS ontwerpen dat zó goed werkt dat niemand door heeft dat het er überhaupt is. Om dat voor elkaar te krijgen, is er werk aan de winkel. Daarbij heeft ieder individu en elk team in de organisatie zijn verantwoordelijkheid.

In een organisatie wil je dat het vakmanschap en de creativiteit van alle samenwerkende professionals ingezet wordt om de gewenste producten, diensten, beleving en ontwikkeling te realiseren. cOS moet een soepel, prettig en efficiënt verloop hiervan ondersteunen. Een organisatie is een complex systeem waarin allerlei mensen samenwerken in allerlei permanente en tijdelijke samenwerkingsverbanden. Om dit beter te begrijpen en te kunnen beïnvloeden, onderkennen we drie niveaus: 

• Organisatie
• Team
• Individu

Een organisatie waarin succesvol wordt samengewerkt, zorgt vanuit alle drie de niveaus voor een gezond klimaat dat wordt ondersteund door het cOS. Het cOS heeft op elk van deze niveaus specifieke aspecten en elementen per aspect. Het cOS-model geeft een totaaloverzicht van alle zaken die relevant zijn voor een organisatie duurzaam om in balans te zijn. Het geeft inzicht in welke elementen je wil cultiveren om nog betere samenwerking te realiseren. Ieder element heeft zijn eigen typische kenmerken.

In een succesvolle organisatie kan iedereen optimaal  functioneren. Op dit niveau maak je de keuze voor het cOS. Wanneer iedereen namelijk op basis van hetzelfde cOS werkt, zal dit de samenwerking enorm versoepelen. Op organisatieniveau wil je een aantal aspecten regelen:

• Bestaansrecht
• Innovatieprincipes
• Structuur
• Cultuur

In het dagelijkse uitvoerende werk staat het team centraal. Samen met je collega’s zorg je voor productieve dagen, een fijne teamspirit en continue innovatie. De ultieme staat is die van ‘teamflow’. Een situatie waarbij je als teamleden optimaal op elkaar ingespeeld bent, het werk vanzelf lijkt te gaan en je tot ongekende prestaties komt. Om dit op een goede manier te doen, ga je vanuit de teamdimensie aan de slag met de volgende aspecten:

• Teamdoelen
• Uitvoerend werk
• Samenwerking
• Beheersing
• Innovatie

Een goed team staat of valt bij de inzet van ieder teamlid. Jij en ik, dagelijks aan het werk binnen één of meerdere teams waar je een volwaardig en waardevol onderdeel van wil zijn. Naast het commitment aan een team, heeft iedereen zijn eigen belangen. Bij een goed functionerend team mag het eigenbelang van een teamlid nooit prevaleren boven het teambelang. Toch is het gezond om ook goed voor jezelf te zorgen en jezelf regelmatig af te vragen wat je individuele toegevoegde waarde is nu en wat je plannen zijn voor de toekomst.

Mensen werken veelal in een organisatie. De organisatie is slechts een samenhangend systeem van teams. Je functioneert als mens dus vooral binnen een team. De match tussen jou als individu en de team(s) waarin je werkt, zijn daarmee bepalend voor jouw succes. Daarom zien we het individu als een teamspeler. Op individueel niveau gelden de volgende aspecten:

• Toegevoegde waarde
• Coöperatieve vaardigheden
• Eigenheid
• Ontwikkeling

Wil je meer lezen over de verschillende aspecten en elementen binnen het cOS en hoe deze van invloed zijn op samenwerken binnen je organisatie? Download dan de pdf van het cOS-model met uitgebreide toelichting.